Complément au module Gestion Visiteurs, le pré-enregistrement par Intranet / Internet, permet au résident du site :
- d’annoncer les dates de visites, le nom des visiteurs, etc.
- d’être informé à l’arrivée d’un visiteur
- de consulter l’historique des pré-annonces
Les +
- Optimisation de la procédure de création de badges
- Simplicité d’utilisation
- Accès sécurisé par mot de passe individuel
- Compatible avec tous les navigateurs.
Gestion des visiteurs
Le module gestion visiteurs permet à l’hôtesse d’accueil de gérer en temps réel les arrivées et les départs des visiteurs. Installé sur un ou plusieurs postes, il collecte instantanément toutes les informations sur le visiteur, attribue des droits d’accès adaptés, et crée un badge personnalisé.
La gestion de visiteurs, un module simple et convivial
Grâce à la fonction de pré-enregistrement des visiteurs, chaque employé peut, à partir d’une interface web, saisir à l’avance les coordonnées et la date de visite prévue. Il ne reste à l’hôtesse qu’à activer le badge en un instant, dès l’arrivée du visiteur, et de conserver une trace précise de l’arrivée du porteur de badge.
A chaque membre du personnel peut-être associé un droit d’accès visiteurs. Ainsi, lorsque l’utilisateur déclare un nouvel arrivant, le logiciel attribue automatiquement les droits d’accès qui permettront à l’invité d’arriver jusqu’au collaborateur (accès à l’étage, à la zone ou au bureau de la personne visitée). Cette procédure renforce la sécurité, facilite la création de badge, et réduit le temps de passage à l’accueil.
- gain de temps
- Validation des badges / droits en temps réel
- Création d’un modèle de badge «visiteur type»
- Protection par mot de passe
L'arrivée du visiteur, la création de badges facilitée
A l’arrivée du visiteur à l’accueil, l’hôtesse saisit les informations qui vont lui permettre de créer le badge. Certains champs du logiciel, comme le numéro de carte d’identité, peuvent être rendus obligatoires, et d’autres, comme la nationalité de la personne, facultatifs.
Afin d’accélérer également la saisie des données, lorsque l’hôtesse frappe les premières lettres du nom du visiteur ou du visité, le logiciel Alwin s’appuie sur l’historique des visites et propose une sélection de noms. Si le visiteur est déjà venu, le logiciel va retrouver ses coordonnées dans l’historique des visites et les reporte automatiquement sur la fiche, facilitant ainsi la création du badge.
Enfin, grâce à la fonction de pré-enregistrement, tout membre du personnel peut, via Intranet, renseigner à l’avance le nom de son rendez-vous, lui attribuer des droits d’accès et indiquer éventuellement des consignes spécifiques, pour les « VIP » par exemple. Le travail de l’hôtesse est ainsi facilité. Elle peut ensuite choisir d’éditer le badge du visiteur à l’avance ou de l’imprimer au moment de son arrivée.
Les nombreux automatismes du système Alwin et le module de pré-enregistrement permettent donc de limiter l’attente à l’accueil et ainsi optimiser les flux de personnes.
Pendant la visite : tous les déplacements tracés
Durant la visite, le logiciel consigne dans le journal des accès visiteurs tous les déplacements du visiteur. A chaque utilisation du badge, le logiciel enregistre les données dans le journal des événements.
Le départ du visiteur : l’hôtesse consigne les informations
A l’issue de sa visite, le visiteur rend son badge à l’accueil. Celui-ci est alors désactivé. Un système d’avaleur peut également reprendre le badge et dévalider les droits automatiquement à la sortie. Dans le cas où le visiteur oublie de rendre son badge, l’hôtesse peut le désactiver manuellement, ou automatiquement à l’heure de fermeture des bureaux.
Tous les éléments d’entrée, de sortie et les déplacements sont archivés dans le système.
Pour analyser les visites et les accès, les utilisateurs peuvent exporter les données sous Excel et effectuer des statistiques. Alwin propose des tableaux graphiques dynamiques permettant de visionner toutes les entrées et sorties sur une période de temps donnée.
Un système paramétrable à l’infini
Les habilitations ainsi que les droits d’accès sont entièrement configurables.
Les niveaux d’accès des visiteurs sont entièrement paramétrables. Un profil unique peut être créé dans la base, identique à tous les visiteurs, qui ont ainsi tous les mêmes droits d’accès. Il s’agit en quelque sorte d’un profil « générique ».
Il est également possible de créer différents profils visiteurs qui, en fonction de la personne visitée, auront des droits d’accès spécifiques.
La personnalisation de badges : un atout esthétique et pratique
Les badges visiteurs comme les badges du personnel peuvent être personnalisés. A l’occasion d’une conférence par exemple, on peut y inscrire des informations spécifiques et personnaliser l’ensemble de l’étiquette.